Las visitas y auditorías de entidades de control como la Superintendencia Nacional de Salud, las Secretarías de Salud departamentales o municipales, las Secretarías de Ambiente e incluso la Contraloría o la Procuraduría, son procesos habituales que buscan garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente, la calidad en la prestación de servicios y la protección de los derechos de los usuarios.
Prepararse adecuadamente para estas inspecciones no solo reduce el riesgo de sanciones, sino que fortalece la gestión institucional.
¿Qué deben tener en cuenta las IPS y demás actores del sector?
1. Documentación actualizada y accesible:
Es fundamental contar con todos los documentos requeridos por la normatividad, como manuales de procedimientos, habilitación vigente, registros de historias clínicas, informes financieros, actas de comités, planes de mejoramiento, entre otros. Toda la información debe estar organizada y disponible de forma inmediata ante requerimientos.
Es importante resaltar que no basta con tener la documentación completa, ésta debe estar actualizada en todo momento y contar con evidencia de la ejecución de las actividades y tareas que las normas establecen.
2. Cumplimiento normativo:
Las entidades deben estar al día con las resoluciones del Ministerio de Salud, como la Resolución 3100 de 2019 (habilitación de servicios), la 276 de 2019 (auditoría interna) y la normativa sobre seguridad del paciente, gestión del riesgo, calidad y talento humano en salud. Una autoevaluación periódica frente a estos requisitos permite identificar oportunidades de mejora antes de una auditoría.
3. Capacitación del personal:
El talento humano debe conocer los procesos institucionales y estar preparado para responder preguntas o presentar evidencias. Es clave que los colaboradores comprendan la importancia de su rol en el cumplimiento de los estándares de calidad y normatividad.
4. Simulacros y acompañamiento especializado:
Realizar simulacros de visitas y contar con asesoría profesional ayuda a anticipar hallazgos y preparar respuestas claras y documentadas. Existen consultoras especializadas que ofrecen este tipo de acompañamiento para garantizar que todo esté en orden.
5. Compromiso de la alta dirección:
El éxito en la preparación de una visita de cualquier entidad de control, pasa necesariamente por un auténtico compromiso de la alta dirección con el aseguramiento de la Calidad en la prestación de servicios de salud, generando una cultura que la propicie y disponiendo de los recursos financieros, técnicos y humanos para su implementación y mantenimiento.
Prepararse para una auditoría no debe verse como una carga, sino como una oportunidad para mejorar los procesos y garantizar una atención segura y de calidad. Estar listos en todo momento no solo demuestra compromiso institucional, sino que protege la sostenibilidad del servicio de salud.
Recuerda: afrontar una visita de vigilancia y control de parte de cualquier entidad es un evento que genera ansiedad y estrés, por lo que contar con el acompañamiento de expertos en estos procesos siempre resulta una ventaja.
En Habilitación y Soluciones en Salud podemos acompañarte y asesorarte en la atención de las visitas que programen las entidades de control liderando el desarrollo de estas. Contáctanos.
¡Tu tranquilidad es nuestro objetivo!
